A TRÍADE DO TEMPO: COMO ADMINISTRAR MELHOR NOSSO TEMPO?

A TRÍADE DO TEMPO

Como administrar melhor nosso tempo?

Pedro Virgínio P. Neto

O tempo é o nosso bem mais precioso. Não pode ser retido, nem recuperado. O tempo é a dimensão onde as coisas surgem, se transformam, se deterioram e se transmutam.

No livro mais filosófico da Bíblia, O Eclesiastes, o rei Salomão afirma, a todo momento, que "tudo é vaidade". Esta é a condição transitória de tudo. Mas, dentro da transitoriedade, tudo tem seu tempo determinado “debaixo do sol”.

"Tudo tem o seu tempo determinado, e há tempo para todo o propósito debaixo do céu. Há tempo de nascer, e tempo de morrer; tempo de plantar, e tempo de arrancar o que se plantou" (Eclesiates 3:1,2)

O discurso do Eclesiastes é a busca do que é mais importante a ser feito ou realizado pelo homem, no pouco tempo de que dispõe sobre a face da terra. Em outras palavras, Salomão estava perguntando sobre o que deveria ser tomado como Prioritário. Ele conclui que é servir a Deus e guardar os seus mandamentos, sendo este, pois, todo o dever do homem.

Todos nós vivemos o mesmo dilema de Salomão. Temos um tempo limitado neste mundo e um conjunto ilimitado de ações a serem desenvolvidas. Diante desta discrepância, pergunta-se: o que deve ser prioritário?

Do ponto de vista cosmológico o tempo é igual para todos nós. Mas da perspectiva psicológica, contudo, a percepção individual é diferente. Para uns o tempo parece passar mais rápido; para outros mais lento. Todos temos 24 horas em um dia. No entanto, muitas vezes, temos a sensação de que a quantidade de tempo que temos é menor que a de outras pessoas, pois as vemos como sendo altamente produtivas e realizadoras, enquanto sentimos que mal cumprimos nossas atribuições básicas. Onde está o fator, pois, que realmente faz a diferença? O fator é a gestão do tempo.

Dentre todas as metodologias destinadas a auxiliar os indivíduos na gestão do seu tempo, destaca-se a Tríade do tempo. O conceito básico desta metodologia pode ser apropriado por qualquer pessoa, desde os altos executivos, que devem lidar com atividades muito complexas, até os jovens estudantes ou donas de casa que encaram o desafio de administrar as atividades do seu lar.

O cerne da metodologia, consiste em distribuir todas as suas atividades em três categorias básicas.

1.   Atividades importantes

2.   Atividades urgentes

3.   Atividades circunstanciais

As atividades importantes são o conjunto de ações que farão a diferença positiva em sua melhoria de vida. Os resultados decorrentes de tais ações tendem a melhorar a sua vida, seja na dimensão financeira,  profissional  ou nos seus relacionamentos pessoais. Alguns exemplos de ações importantes são realizar cursos de Especialização ou capacitação dentro de sua área profissional; realizar leituras que lhe possibilitem insights (novas ideias) sobre como gerenciar melhor o seu tempo, ou, ainda, garantir em sua agenda, diariamente, um tempo de qualidade para conviver com seus filhos e seu cônjuge.

As atividades urgentes são ações importantes para as quais o prazo de realização expirou ou está em vias de expirar. São importantes porque, se não forem realizadas, poderão gerar prejuízos ou constrangimentos. Realizar uma atualização de dados junto à Receita Federal, por exemplo, ou comparecer a uma perícia médica para renovação de um benefício governamental.

As atividades circunstanciais, por seu turno, são aquelas ações que representam apenas tempo ocioso e gasto sem um propósito definido. Sua realização, ou não realização, não nos afetará de modo significativo. São atividades triviais. Aquelas três ou quatro horas gastas em redes sociais, por exemplo, ao término das quais constatamos que nada nos foi acrescentado, em termos de conhecimento, habilidades ou preparo para viver melhor as situações da vida. Tais atividades representam prejuízos quando passam a demandar mais que 10% do nosso tempo de atividade,  pois consomem a energia que deveríamos empregar para a realização das  atividades urgentes  e,  sobretudo,  das importantes.

Como aplicar a metodologia?

O primeiro passo, para aplicar a metodologia, é tomar uma folha de papel em branco e listar todas as ações que você precisa executar. Registre tanto as atividades rotineiras, as quais se repetem todos os dias ou todas as semanas, bem como aquelas que podem ser superadas de uma única vez. Não pense de modo crítico sobre as atividades que estão vindo à sua mente, ainda que lhe pareçam banais. Apenas escreva livremente.

Tendo listado o máximo de atividades que precisa realizar, distribua-as nas três categorias acima descritas. Para tanto você pode utilizar três folhas de papel, uma para cada categoria, caso a lista de atividades seja muito grande.

Feito isto, observe e reflita sobre o quadro que está diante de você. A maior parte das atividades que consomem seu tempo são importantes, urgentes ou circunstanciais?

Sugere-se, como ideal, que gastemos 70% do nosso tempo em ações importantes, que nos trarão resultados no médio e longo prazo. E, no máximo, 10% em atividades circunstanciais.  

Para finalizar seu planejamento de gestão do tempo, elabore um plano de ação por escrito, tendo em vista reduzir o tempo gasto em atividades circunstanciais, resolver as questões pendentes, e classificadas como urgentes,  e dedicar a maior parte do seu tempo às ações que tem o poder de mudar sua vida para melhor.

Agora é o momento da ação. Pois “tem poder quem Age!”

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